Google ドキュメントを使う

Google ドキュメントを使う

Last update 2010/12/17 21:12

クラウドサービス（インターネット上にデータを保存し、どのパソコンからでもログインすれば参照したり、加工できるサービス）の代表、Googleが提供するドキュメントについて紹介します。

以前、無料で使えるマイクロソフトのオフィスと互換性があるソフト、StarSuiteを紹介しました。
最近では低価格でオフィスと同じことができるソフトが増えてきましたが、今回紹介するgoogle ドキュメントは、

• ブラウザ（Internet ExplorerやGoogle Chromなど）を使用するので、パソコンにインストールする必要がない
• データはサーバー上に保存される

という2つの特徴を持っており、このおかげでどのパソコンからも使用する事が出来るという点が、最大の特徴です。
たとえば、会社で作成した表計算や文章をネット喫茶や自宅のパソコンでも編集できます。

googleアカウントの作成

どのパソコンでもできるのであれば、他人に勝手にデータを見られてしまうのでは?
googleドキュメントに限らず、クラウドサービスの基本は、ログインしないとサービスを利用できません。
そのため、基本的には作成した人や、ログイン用のIDやパスワードを知っている人でないと使えません。
ただ、他のアカウントの人にも参照・加工できるような「共有」も可能です。

ログイン用のアカウントは、google アカウントを使います。
Gmailを使っている人であれば、すでにアカウントは作成済みですが、まだ持っていない人は上のリンクから作成して下さい。

google ドキュメントの設定

googleドキュメントを使用するために、ソフトのインストールは必要ありません。
まずは、googleのページへいきます。

画面中央上部にある「もっと見る」をクリックし、表示されたメニューの中の「ドキュメント」を選択します。

日本語にする

初期設定では英語表示になっている可能性があります。
そこで日本語表示に切り替えます。
右上の「Settings」をクリックし、「Documents settings」をクリックします。

「Language」の中から「日本語」を選択します。

「Time zone」の中から「Tokyo」を選択します。
（メニューの下の方にあります）
最後に「Save」ボタンをクリックします。

使い方

googleドキュメントでは、新たに文書や表計算ファイルを作成するか、パソコンに保存してあるファイルを開くか。の2つができます。
新しくファイルを作成するには、「新規作成」をクリックします。

ワードのようなワープロソフトを使いたい場合は「文書」をクリック。
エクセルのような表計算ソフトを使用したい場合は「スプレッドシート」をクリックします。

エクセル

エクセルと互換性があるのは「スプレッドシート」で、上のような感じになります。
エクセルと互換があるといっても、実際はエクセルでできることの10分の1ぐらいしかできませんが、CVSファイルを開いたり、多少の関数もできるので、完全にデータを入力する前にgoogleドキュメントで作成しておき、最後にエクセルやStarSuiteなどで仕上げる。という方法がお勧めです。

一応関数も使えます。
使い方はエクセルとほとんど同じ。

書式を設定するには、こんな感じ。

ワード

こちらはオフィスの「ワード」互換の「文書」です。
こちらもすべてのワードの機能を使う事は出来ませんが、簡単なワープロソフトのようなことはできます。

整理

サーバー上に保存するため、Googleドキュメントを使用していくと、どれがどのファイルかわからなくなってしまいます。
そのため、フォルダを作成して分類する事ができます。

先ほどの新規作成のメニューにある「フォルダ」を選択すると、上の画像のように「マイ　フォルダ」の中に新しいフォルダが作成されます。

右側にフォルダ名と説明を入れることができる入力欄が表示されるので、わかりやすい名前をつけます。

「仕事関係」のフォルダができました。

実際の私のGoogle ドキュメントです。
私の場合、会社で思いついたことや、気に入ったサイトのURLなんかをメモ代わりに保存するのに使っています。

単純に無料でオフィスが使える。という点よりも、データがサーバー上に保存されるので、パソコンが壊れてもデータはなくならないし、新しくパソコンを買いなおしてもインストールする必要はないし、会社で作成したデータを自宅で修正したり等々、今までUSBに保存してやり取りしていたデータなんかも、一切そうした手間が必要なくなったので、オフィスを使ったことがない人でも十分使えるサービスだと思います。

次回は、自宅で使っているパソコンのお気に入りを会社やネット喫茶で使う技を紹介します。
このテクニックを使用するには、今回のGoogle ドキュメントを利用します。

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